Frem til det 21. århundre foregikk transaksjoner, kapitalforhøyelser og restruktureringer av aksjeselskaper i fysiske datarom. I praksis var dette gjerne et låst kontor eller møterom hos selskapet eller dets rådgivere, der relevante dokumenter ble lagt frem i permer og gjort tilgjengelig for gjennomgang. Tilgangen ble styrt manuelt, og gjennomgangen måtte skje på stedet, innenfor avtalte tidsvinduer.
I likhet med hvordan Henry Ford effektiviserte persontransporten med T-modellen, oppstod det også i transaksjonsmarkedet et behov for løsninger som kunne forenkle og effektivisere eksisterende prosesser. Disse behovene formet utgangspunktet for det vi i dag kjenner som digitale datarom.
Hva er et datarom?
Et datarom er en digital plattform for strukturert og sikker deling av sensitiv dokumentasjon mellom selger og potensielle kjøpere.
I forbindelse med en selskapsgjennomgang (due diligence) sender kjøper vanligvis en spørsmålsliste (request list) til selger, med en oversikt over hvilken dokumentasjon som ønskes gjort tilgjengelig. Deretter er det selgers ansvar å laste opp og strukturere materialet i tråd med denne listen. Typisk etterspørres det innledningsvis informasjon om selskapet, som historikk, protokoller, aksjeeierbok og årsregnskap, avtaleforhold som leverandør- og kundeavtaler, IT og teknologi som systemarkitektur og rettigheter, samt fast eiendom og varige driftsmidler.
Hva brukes et datarom til?
I foregående avsnitt beskrev vi den grunnleggende bruken av datarom, men digitaliseringen av due diligence-prosesser åpner for at datarom kan være mer enn bare en plattform for sikker dokumentdeling. En sentral funksjon i et datarom er å legge til rette for effektiv informasjonsflyt mellom kjøper og selger. Kjøper, som har undersøkelsesplikten, må enkelt kunne be om ytterligere dokumentasjon, stille spørsmål til allerede opplastede filer og gjøre nødvendige avklaringer løpende.
Dersom det er flere potensielle kjøpere i samme datarom, er det avgjørende at plattformen har tydelige skiller mellom interessentgruppene. Tilgangsstyring gjør det mulig for selger å definere hvem som kan se hva, og å legge inn eventuelle begrensninger, slik at informasjon ikke deles utilsiktet mellom kjøpere. Dette er særlig viktig i prosesser med både finansielle og industrielle kjøpere, der sistnevnte ofte er en konkurrerende virksomhet, og ikke bør få innsyn i selskapets mest sensitive informasjon før et eventuelt oppkjøp.
Datarom som arbeidsverktøy
I Dillien mener vi tiden er inne for å tenke nytt om hvordan datarom brukes i transaksjonsprosesser. I dag håndteres mange oppgaver fortsatt utenfor datarommet – ofte i tredjepartsløsninger, e-post og Excel. Vi flytter disse prosessene inn for å samle arbeidsflyten, redusere behovet for parallelle systemer og skape en mer effektiv og oversiktlig prosess.
Plattformen forenkler blant annet kommunikasjonen mellom partene, automatiserer deler av due diligence-rapporteringen og legger til rette for mer strømlinjeformet samarbeid. Dette er noen av funksjonene vi har bygget inn i datarommet. Du kan lese mer om funksjonaliteten her.
Arbeidet stopper ikke der. Riktig funksjonalitet på riktig sted kan forenkle transaksjonsprosesser ytterligere. Vi utvikler derfor løsninger for blant annet automatisert klausulgjenkjenning, sammenstilling og visualisering av KPIer samt forbedret innholdssøk. Målet er å øke utnyttelsesgraden av informasjonen som gjøres tilgjengelig, og legge grunnlaget for morgendagens datarom – et arbeidsverktøy som støtter hele prosessen, ikke bare lagring og deling.
