Når vi straks går inn i årets travleste perioder, blir god forberedelse avgjørende. For å hjelpe deg gjennom den siste innspurten med oversikt og kontroll, har vi satt sammen en enkel sjekkliste som kan støtte innspurten mot årsslutt. Disse siste stegene sikrer at du kan ta juleferie vel vitende om at arbeidsstrømmene er trygge, interessenter er godt informert, og at januar kan starte på et solid grunnlag.
Fullfør nødvendige godkjenninger
Det første som bør på plass er alle sentrale godkjenninger. Dette innebærer å ferdigstille interne godkjennelsesprosesser, samle inn signaturer og sikre at eventuelle styre- eller komitégodkjenninger som fortsatt er utestående, blir gjennomført. Det er også viktig å bekrefte at alle juridiske eller regulatoriske innleveringer enten er sendt inn eller klare for innsending uten forsinkelse. Å få dette på plass nå forhindrer unødvendige komplikasjoner når kontoret er mindre bemannet.
Oppdater interessenter
Tydelig kommunikasjon med interessenter er like viktig. Kunder, rådgivere, motparter og andre samarbeidspartnere bør informeres om ferieplanene i god tid. Bekreft hvem som vil være tilgjengelig for hastesaker, og del denne informasjonen slik at alle vet hvem de skal kontakte dersom noe uventet oppstår. Dette forebygger misforståelser og bidrar til at arbeidet holder jevn fremdrift selv om tilgjengeligheten er redusert.
Overlevering til teamet
En grundig overlevering internt i teamet er et annet viktig tiltak. Fordel ansvar for oppgaver som vil fortsette gjennom ferien, og utarbeid detaljerte notater for arbeid som fortsatt pågår. Disse notatene bør tydelig beskrive hva som er gjort, hva som gjenstår, og hvor sentrale dokumenter finnes. Sørg også for at hvert teammedlem forstår hvem de skal kontakte for spørsmål eller godkjenninger, slik at arbeidet kan fortsette uten avbrudd.
Sikre og oppdatere datarommet
Før du logger av, bør du gjennomgå og sikre datarommet. Sørg for at alle dokumenter er lastet opp, riktig merket og oppdatert. Kontroller at tilgangstillatelser er korrekte og begrenset til de rette personene. Dersom det er relevant, be om en "freeze confirmation fra leverandøren slik at du vet at materialet forblir stabilt og sikkert mens du er offline.
Avklar gjenstående handlinger
Det er også nyttig å identifisere hvilke oppgaver som må fullføres før ferien starter. Betalingsinstrukser, kontraktssigneringer og andre tidskritiske oppgaver bør håndteres så tidlig som mulig. For det som må vente til etter ferien, bør det tydelig avklares hvem som har ansvaret, slik at oppfølgingen settes i gang umiddelbart når arbeidet starter igjen.
Kommuniser forventninger
Forventninger bør kommuniseres tydelig, spesielt dersom due diligence eller gjennomgangsprosesser fortsetter inn i ferieperioden. Bekreft tidslinjer, klargjør hvilke leveranser som må være ferdigstilt før januar, og oppgi én dedikert kontaktperson for eventuelle nødsituasjoner. Den typen struktur skaper forutsigbarhet for alle involverte, selv når tilgjengeligheten varierer.
Planlegg oppfølging etter ferien
Til slutt er det lurt å planlegge oppfølgingen etter ferien før du logger av. Lag en kort liste over umiddelbare prioriteringer for de første dagene tilbake, og sett opp nødvendige møter eller avsjekker tidlig i januar. Denne forberedelsen sikrer at det nye året starter med tydelig retning, god fremdrift og en strukturert vei videre.
