I vår forrige artikkel forklarte CTO Elin Schanke Funnemark hva som er endret under panseret — fra forbedret søkefunksjonalitet, kryssreferanser og en mer fleksibel struktur, til grunnlaget for AI-assistert gjennomgang.
Men hva betyr disse endringene i praksis?
Vi satte oss ned med CCO Håkon Hultman Tømte for å snakke om hva den nye versjonen betyr for menneskene som bruker Dillien hver dag: advokater, næringsmeglere, finansielle og tekniske rådgivere, og transaksjonsteam.
Hvor går tiden tapt i en due diligence-prosess?
En betydelig andel av tiden som brukes på en due diligence-prosess går til administrasjonen rundt selve fagarbeidet — uansett om gjennomgangen er juridisk, finansiell, teknisk eller kommersiell.
Det er noe vi hører konstant, og det var også noe som frustrerte meg i mine år som transaksjonsadvokat: spørsmålslister som ligger utenfor datarommet, manuell prosjektoppfølging, fragmenterte oppgavelister og ansvar som forvaltes i systemer løsrevet fra datarommet og dokumentene.
Mye tid går også med til å finne informasjon — enten det er en gitt bestemmelse, eller alle dokumenter som er relevante for en gitt leverandør, kunde eller ansatt, spredt over hundrevis av filer.
Det er ikke verdiskapende arbeid. Det er administrasjon rundt selve gjennomgangen, og det legger til timer uten å tilføre klienten verdi. I siste instans bremser det prosessen for alle involverte.
Hvordan endrer globalt søk måten brukerne jobber i datarommet?
Med lanseringen av den nye versjonen innførte vi globalt søk i alt innhold i datarommet, i stedet for å begrense søket til filnavn.
Søket dekker de dokumentformatene som er mest vanlige i en transaksjon, og flere formater legges til fortløpende.
Når du får et treff, tar Dillien deg direkte til riktig sted i dokumentet — automatisk skrollet frem, med treffet markert, slik at det er lett å finne igjen det du søkte etter.
Neste steg er søk basert på mening fremfor eksakt ordlyd. Et søk på «oppsigelse», for eksempel, kan også løfte frem en bestemmelse som sier at en avtale «kan bringes til opphør av begge parter», selv om ordet «oppsigelse» ikke forekommer.
Målet er enkelt: brukere skal ikke måtte kjenne den eksakte ordlyden i et dokument for å finne det de leter etter.
Hvordan holdes referanser oppdatert i et datarom i kontinuerlig endring?
Søk løser problemet med å finne noe én gang. Utfordringen ligger i det som skjer etterpå, særlig når innholdet endrer seg.
I mange prosesser er det vanlig at strukturen i datarommet reorganiseres etter hvert som prosjektet utvikler seg. Dette kan skje i et større roll-up-prosjekt, en transaksjon med lang forberedelsestid, eller en aktiv due diligence-prosess der nytt materiale kontinuerlig legges til og omorganiseres.
Tidligere kunne en referanse til et dokument i et spørsmål, en oppgave eller en kommentar bli utdatert når dokumentet ble flyttet. Brukeren måtte da lete det opp igjen og lage referansen på nytt.
I Dillien følger referansen filen eller elementet automatisk, uansett hvor det flyttes.
Dette endrer også hvordan spørsmål kan besvares inne i rommet. I stedet for å beskrive hvor noe kan finnes, kan du peke direkte på det:
«Bekreftet — den relevante bestemmelsen fremgår av @2.4.1 Leverandøravtale.»
Referansen forblir levende gjennom hele prosessen. Det fjerner det tungvinte arbeidet med å måtte oppdatere referanser gjentatte ganger, på tvers av spørsmål, kommentarer og oppgaver, etter hvert som prosessen utvikler seg.
Hvorfor koble spørsmålslisten direkte til datarommet?
Informasjonsforespørselslisten, eller IRL, har tradisjonelt blitt ført i et regneark eller Word-dokument uten noen direkte kobling til dokumentene i datarommet.
I praksis ligger spørsmålslisten på én skjerm og datarommet på en annen, og brukeren må selv holde styr på sammenhengen mellom dem.
Kjerneideen bak Dillien har alltid vært å koble spørsmålslisten direkte til strukturen i datarommet og det underliggende materialet.
I stedet for å vedlikeholde to parallelle versjoner av prosessen, blir forespørslene og dokumentene en del av samme arbeidsflyt. Dette gjør prosessen betydelig mer effektiv, og legger det strukturerte grunnlaget som trengs for økt automatisering og AI-assistert due diligence.
Hvorfor legge oppgavestyring inn i selve datarommet?
Fordi oppgaver og ansvar bør være synlig der arbeidet faktisk skjer.
Transaksjonsrelaterte oppgaver har tradisjonelt ligget i et eget prosjektstyringsverktøy — eller, oftere, i et regneark — løsrevet fra dokumentet, forespørselen eller personen oppgaven gjelder.
Det skaper enda et system teamet må vedlikeholde, og enda et sted hvor informasjon kan bli utdatert.
Oppgavestyringsfunksjonalitet ligger nå på begge sider av datarommet. På selgersiden kan ansvar tildeles for å svare ut hver forespørsel. På kjøpersiden kan ansvar tildeles for å gjennomgå den.
Poenget er ikke å legge til enda et prosjektstyringslag. Det er å gjøre eierskap tydelig fra starten av. Frister, fremdrift og påminnelser ligger sammen med selve forespørselen i stedet for i et separat system, noe som gir teamet én samlet kilde til sannhet og en klarere oversikt over prosessen.
Hvorfor integrere med annen teknologi fremfor å bygge alt selv?
Det ligger et bredere prinsipp bak dette.
Vi mener ikke at datarommet bør bli et lukket system som prøver å erstatte alle verktøyene rundt det. Mange advokatfirmaer og andre rådgivere har allerede investert betydelig i spesialiserte AI-verktøy, og de bør kunne bruke disse verktøyene direkte mot transaksjonsmaterialet i Dillien.
Det er derfor vi jobber med integrasjoner mot både etablerte juridiske AI-plattformer og mer spissede due diligence-spesialister.
Samtidig utvikler vi funksjonalitet i Dillien selv, som gjør assistert gjennomgang tilgjengelig for brukere som ikke har spesialisert verktøy eller en egen teknologistack.
Vår rolle er å støtte begge modellene: å la team jobbe med teknologien de allerede har valgt og de beste produktene i sin klasse for sine behov, samtidig som vi gjør nyttig funksjonalitet tilgjengelig direkte i datarommet.
Den samme tenkningen strekker seg utover AI-leverandører. Vi jobber med integrasjoner som vil la relevant strukturert informasjon — som selskapsinformasjon og eiendomsdokumentasjon fra offentlige registre og andre autoritative kilder — flyte direkte inn i rommet, i stedet for å samles inn og lastes opp manuelt. Vi forventer at de første av disse integrasjonene blir tilgjengelige til høsten.
Den røde tråden er enkel: mindre tid brukt på å vedlikeholde prosessen rundt transaksjonen, og mer tid brukt på selve transaksjonen og due diligence-arbeidet.
Vil du se Dillien 2.0 i praksis? Book en demo.
