Kort svar: De fleste etablerte datarom ligger på et nokså likt nivå når det gjelder kjernefunksjonene — sikker lagring, kryptering, logging av aktivitet — og der avgjøres derfor sjelden valget. Det som skiller dem i praksis, er hvor mye av transaksjonen som foregår i selve plattformen, og hvor godt plattformen tåler uforutsette endringer. Dette viser seg i hvordan forespørsler håndteres, hvor langt ned tilgang kan styres og hvor raskt den kan endres, om søket går inn i innholdet i dokumentene, hva det koster å omorganisere underveis, og hvordan prisen utvikler seg utover i prosessen.
Hva skiller datarom fra hverandre i praksis?
Så godt som alle leverandører har kryptering, tofaktorautentisering, vannmerking og revisjonsspor — basisfunksjonene i et datarom. Dette er minimumskrav i kategorien, ikke noe som skiller leverandørene. Sammenligner man plattformer på slike punkter, fremstår de gjerne som helt like.
De reelle forskjellene er vanskeligere å lese ut av en funksjonsoversikt. De handler om hva plattformen gjør når transaksjonen avviker fra den opprinnelige planen.
Dillien er bygget workflow-native — dokumentlagring er én komponent i en transaksjonsplattform, ikke hele produktet. Det er et valg som merkes på kriteriene nedenfor, og de er verdt å teste på enhver plattform som vurderes. Også vår.
Hvor presis må tilgangsstyringen være?
Presis nok til at ethvert dokument kan skjermes uten at rommet må bygges om.
Tilgang styres vanligvis på mappenivå, og spørsmålet er hvor langt ned styringen rekker. Stopper den på øverste nivå, må sensitivt materiale samles i egne mapper på forhånd. Rekker den ned i undermapper på alle nivåer, og helt ned til enkeltdokumenter, kan materialet ligge der man forventer å finne det — og likevel skjermes.
To ting bør bekreftes konkret: at budgivergrupper kan holdes helt adskilt fra hverandre — uten innsyn i hverandres dokumenter, spørsmål eller aktivitet, og uten at det må opprettes parallelle rom — og at det kan etableres et clean room i samme datarom. Det siste er særlig aktuelt når en industriell interessent er blant budgiverne: en konkurrent, kunde eller leverandør som ikke bør se kommersielt sensitivt materiale før transaksjonen er gjennomført.
Hvem kan endre tilganger, og hvor raskt?
Få prosesser går helt som planlagt, og det som endrer seg uten forvarsel, er som regel tilganger. En budgiver bytter advokat midt i gjennomgangen. En gruppes innsyn må begrenses. Et dokument skal trekkes tilbake fra én gruppe, men fortsatt være tilgjengelig for en annen. En part trenger tilgang etter closing, til integrasjonsarbeidet.
Slike endringer skjer under tidspress, og spørsmålet er hvem som kan gjøre dem. Kan transaksjonsteamet gjøre det selv, tar endringen minutter. Må den bestilles hos leverandøren, er den avhengig av noen utenfor teamet, og i mellomtiden er materialet fortsatt synlig for gruppen det skulle skjermes fra, eller den nye parten står fortsatt utenfor rommet.
Hvem i prosessen har aldri brukt et datarom før?
Advokater og rådgivere på begge sider er som regel gjengangere; de har jobbet i mange datarom og finner seg raskt til rette i ett til. For klienten varierer det mer. Noen har vært gjennom flere prosesser, mens andre aldri har vært i et datarom før.
Samtidig er det nettopp denne gruppen som gjør mye av arbeidet i rommet — laster opp materiale, besvarer forespørsler og fordeler ansvar internt — mens virksomheten skal driftes videre ved siden av. Denne dobbeltbelastningen beskriver vi i hvorfor et virtuelt datarom (VDR) er avgjørende i M&A-prosesser. Den som har minst erfaring med verktøyet, kan fort være den som tilbringer mest tid i det.
Spørsmålet er derfor ikke bare om plattformen fungerer godt for den som jobber med transaksjoner til daglig, men om den med minst erfaring kan jobbe i den på egen hånd. Kan de ikke det, havner arbeidet hos rådgiveren eller hos leverandørens onboarding — og om onboarding er inkludert i prisen eller faktureres i tillegg, varierer.
Må søket gå inn i innholdet i dokumentene?
I transaksjoner med mange dokumenter, ja.
Søk i filnavn finner dokumentene som fikk gode navn. Søk i innholdet finner en bestemmelse i en avtale på hundre sider — og det er den faktiske oppgaven i en juridisk gjennomgang. Det avgjørende er om plattformen deretter åpner dokumentet på riktig sted, ikke på side én.
Kan strukturen omorganiseres underveis?
Strukturen endrer seg i de fleste prosesser. Nye selskaper kommer til, en arbeidsstrøm deles mellom to firmaer, et tema som skulle romme fire dokumenter ender med førti.
Spørsmålet er hva endringen koster. Der referanser er knyttet til hvor dokumentet ligger, fører en flytting til at forespørsler, spørsmål og allerede utsendte oversikter peker feil — og tiden går til å rette opp referanser i stedet for å gjennomgå dokumenter. Det vanlige blir da å la strukturen stå og jobbe rundt den resten av prosessen.
Hvordan prises et datarom?
Prismodellene varierer mer enn prisnivåene, og det er modellen som avgjør hvordan kostnaden utvikler seg gjennom prosessen — ikke hva den er ved signering.
De vanligste modellene er per rom, per bruker, etter datamengde eller sideantall, og årsabonnement med et gitt antall rom inkludert. Spørsmålene er de samme uansett: Hva utløser ekstra kostnad? Hva skjer når rommet står åpent lenger enn planlagt? Og hva koster det å holde rommet tilgjengelig etter closing, til integrasjonsarbeid og revisjon? Modeller basert på datamengde eller antall brukere er minst forutsigbare — dokumenttunge transaksjoner og folk som kommer sent inn i teamet endrer begge summen.
Dillien prises per rom per måned. Kostnaden følger antall transaksjoner og varigheten av hver enkelt — begge deler kjent for teamet — og det koster ikke mer å legge til flere brukere eller dokumenter. Trenger prosessen en annen løsning, tilbyr vi også fastpris på definerte prosjekter, redusert pris ved forhåndskjøp av flere måneder, og enterprise-avtaler med fri bruk.
Spørsmål verdt å stille i en demo
- Uforutsette endringer — Begrens én gruppes tilgang til materiale de allerede ser. Kan vårt eget team gjøre det nå, uten dere?
- Nye parter — Slipp inn en budgiver med eget rådgiverteam og egne tilganger. Hvor lang tid tar det, og hva må teamet få forklart før første pålogging?
- Førstegangsbrukere — La en hos oss som aldri har brukt et datarom, laste opp et dokument mot en forespørsel — uten veiledning. Hva skjer?
- Forespørsler — Kan vi importere forespørselslisten vi allerede har, og kan nye forespørsler legges til i rommet underveis?
- Forespørsler og dokumenter — Kan hver forespørsel knyttes til dokumentene som besvarer den?
- Spørsmål og svar — Kan et spørsmål tildeles en navngitt person og følges opp til det er lukket, adskilt per budgivergruppe?
- Tilgangsstyring — Hvor langt ned kan tilgang styres: til undermapper, eller helt ned på dokumentnivå? Og kan det etableres et clean room i dette rommet?
- Søk — Søk på et begrep inne i en lang avtale. Åpnes dokumentet på riktig sted?
- Struktur — Flytt en mappe nå. Hva skjer med forespørslene og spørsmålene som viser til den?
- Pris — Hva utløser ekstra kostnad, og hva koster det å holde rommet åpent etter closing?
- Data — Hvor lagres dataene, og kan dere dokumentere ISO 27001 og databehandleravtalen?
Konklusjon
Alle plattformene man vurderer, vil oppfylle sikkerhetskravene, og de fleste gjør et godt inntrykk i en demo leverandøren selv har satt opp. Forskjellene viser seg senere: den måneden strukturen ikke lenger passer prosessen, når en budgiver må skjermes fra materiale som allerede er delt, når det kommer en forespørsel listen aldri var laget for.
Ta utgangspunkt i prosessen du skal i gang med, finn de tre tingene som kommer til å ta mest tid, og spør hver leverandør i demoen hvordan plattformen håndterer akkurat de tre. Vil du se hvordan Dillien håndterer dem, book en demo.
