Før jeg ble Head of Customer Success hos Dillien, jobbet jeg som prosjektkoordinator på transaksjoner i et advokatfirma. Jeg brukte utallige timer på å håndtere dokumenter, innhente godkjenninger og veilede klienter gjennom ukjente systemer. Den erfaringen ga meg innsikt i hvordan transaksjoner faktisk drives frem, og hvor ineffektivitet ofte oppstår.
En av de største utfordringene jeg observerte, var hvordan team mistet tid på å navigere i komplekse datarom. Selv svært dyktige og erfarne fagfolk kunne streve når plattformene ikke var intuitive, og små flaskehalser i dokumenthåndtering eller kommunikasjon kunne bremse selve transaksjonen.
Basert på den erfaringen har jeg lært noen nøkkelprinsipper for å effektivisere M&A eller eiendoms transaksjoner gjennom smart bruk av datarom:
1. La arbeidsflyten styre verktøyet – ikke omvendt.
Et datarom skal støtte den naturlige prosessen i en transaksjon, ikke påtvinge ekstra steg eller kompleksitet. Når due diligence-platformen er tilpasset hvordan teamet faktisk jobber, bruker alle mindre tid på å håndtere teknologi og mer tid på selve dealen. På den måten kan teamet fokusere på det som driver transaksjonseffektivitet, og prosjektledere kan lettere forutse hvor potensielle flaskehalser kan oppstå.
2. Prioriter klarhet og tilgjengelighet.
Komplekse funksjoner er bare verdifulle dersom de er enkle å bruke og forstå. Tydelig navigasjon, ryddige strukturer og intuitive tilgangsrettigheter holder alle samkjørt – enten de er erfarne fagfolk eller bruker et datarom for data for første gang.
3. Invester i forberedelse og konsistens.
De mest effektive transaksjonene jeg har vært involvert i, var de der dokumentorganisering, navngivningskonvensjoner og oppfølging av oppgaver var standardisert fra start. En liten innsats i forkant gir stor gevinst i form av hastighet og oversikt senere.
Konklusjonen: Et godt strukturert datarom handler ikke bare om å lagre filer – det er et verktøy som driver transaksjonen fremover. Ved å tilpasse verktøyene til reelle arbeidsprosesser, holde informasjon tydelig og tilgjengelig, samt forberede dokumentene på en gjennomtenkt måte, kan teamet fokusere på å ta beslutninger fremfor å håndtere plattformen. Det er slik effektivitet og tillit naturlig oppstår i enhver transaksjon.
